Дата публикации 20.09.2024

Использован релиз 11.5.18

Для регистрации контакта с новым партнером (клиентом) используется документ Взаимодействие. При регистрации контакта с новым партнером важным параметром является быстрый ввод информации по новому деловому партнеру.

Рассмотрим следующую ситуацию. В фирму позвонил новый клиент. Сотрудник, фиксирующий звонки клиентов, должен ввести эту информацию в информационную базу.

Для этого сотрудник оформляет документ взаимодействия Телефонный звонок. Ввод нового контакта с клиентом производится из списка взаимодействий при нажатии кнопки Создать. Список взаимодействий вызывается из раздела Главное и может быть размещен на рабочем столе пользователя.

Перед началом регистрации взаимодействий необходимо проверить все настройки в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер.

Установка настроек для регистрации взаимодействий

В списке взаимодействий следует установить удобный для нас порядок отображения списка. В рассматриваемом примере мы хотим регистрировать новые контакты с клиентами, поэтому установим в списке взаимодействий группировку По контактам.

При вводе нового взаимодействия необходимо выбрать вид документа взаимодействия.

Ввод информации о новом телефонном звонке клиента

В нашем случае, поскольку клиент позвонил в фирму, необходимо выбрать Телефонный звонок. При вводе нового взаимодействия такого вида для нового телефонного звонка устанавливается признак входящего телефонного звонка. В качестве абонента указывается тот клиент, на котором установлен курсор. Если звонок поступил от нового клиента, то необходимо стереть предыдущую информацию и ввести ее заново.

При вводе телефонного звонка от нового клиента сотрудник регистрирует только основную информацию о клиенте: имя (Абонент), телефон (Как связаться), почему позвонил клиент (Описание).

Регистрация телефонного звонка клиента

Если сотрудник, фиксирующий звонки, может однозначно определить, кто должен работать с данным клиентом, то он заполняет эту информацию в поле Ответственный. Можно разобрать входящие звонки по ответственным позже, используя соответствующую пиктограмму в форме списка взаимодействий. Телефонные звонки можно выделить в списке и назначить по ним одного ответственного, не открывая форму взаимодействия.

Назначение ответственного по отработке телефонных звонков

В дальнейшем при разборе новых сообщений менеджер может установить в списке взаимодействий себя в качестве ответственного, посмотреть и отработать список тех взаимодействий (входящих звонков, электронных писем и т. д.), которые ему предназначены.

При отработке телефонного звонка нового клиента еще до момента его регистрации в информационной базе можно выполнить дополнительные действия: запланировать взаимодействия с клиентом, уточнить первичный спрос, уточнить источник обращения клиента и т. д.

Для планирования взаимодействий с клиентом используется документ Запланированное взаимодействие. Документ вводится на основании первичного телефонного звонка.

Планирование взаимодействия с клиентом

Первичный телефонный звонок будет установлен в качестве предмета взаимодействия в документе Запланированное взаимодействие.

Запланированное взаимодействие с клиентом

Для удобства работы с клиентом в списке взаимодействий можно установить пользователя в качестве ответственного и установить группировку по предмету. В этом случае все сообщения в списке взаимодействий будут сгруппированы в соответствии с цепочкой тех взаимодействий, которые были оформлены с клиентом.

Просмотр цепочки взаимодействий по одному предмету

Установка флажка Только активные предметы позволит отобрать в списке те предметы, по которым есть сообщения для конкретного менеджера (менеджер установлен в качестве ответственного).

В том случае, если по взаимодействиям предполагается коллективная работа и сообщение клиента должно быть рассмотрено другими сотрудниками, можно включить возможность коллективной работы с сообщениями (установка признака Рассмотрено и На контроле). Данная настройка включается в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер.

При работе с сообщениями менеджер может оставить в списке только те сообщения, которые еще не отработаны. Для этого в списке команд Еще следует выбрать статус К рассмотрению.

После окончания работы с клиентом в рамках данного взаимодействия в карточке взаимодействия устанавливается флажок Рассмотрено. Он может быть установлен для нескольких отмеченных взаимодействий в списке.

Если взаимодействие с клиентом отложено и должно быть отработано позже, то в поле Рассмотреть после устанавливаются дата и время, когда данное взаимодействие должно быть отработано.

После того как предварительная работа по взаимодействию с клиентом закончена, менеджер регистрирует информацию о новом клиенте в информационной базе. Нового клиента можно создать непосредственно из формы взаимодействия, нажав кнопку Создать контакт.

Регистрация информации о клиенте в информационной базе

Следует выбрать, кем является то лицо, с которым был зарегистрирован контакт (взаимодействие). В соответствии с этим выбором информация регистрируется в соответствующих справочниках: Партнеры, Контактные лица или Физические лица. При регистрации информации о новом партнере используется Помощник регистрации нового партнера. О том, как вводить данные с помощью этого помощника, мы подробно рассказали в разделе «Учет взаиморасчетов с деловыми партнерами». Здесь же хочется только упомянуть, что при открытии помощника ввода в него переносится вся известная информация о контактном лице, которую мы зарегистрировали при взаимодействии с ним. При регистрации нового партнера автоматически осуществляется поиск дублей – будет сформировано сообщение, если информация о таком партнере (его контактном лице, телефоне, адресе и т. д.) уже имеется в информационной базе.

Допустим, после повторного уточнения данных мы определили, что позвонивший клиент «Соколов» является менеджером отдела продаж (контактным лицом) фирмы «Антор». Фирма «Антор» еще не зарегистрирована в нашей информационной базе, поэтому выбираем вариант создания контакта Партнер.

При таком варианте создания будет зарегистрирована информация не только о самой компании, но и о юридическом лице, от имени которого она работает, и о контактном лице, с которым уже было зарегистрировано взаимодействие (телефонный звонок).

При регистрации будем использовать Помощник регистрации нового партнера.

Регистрация информации об организации, в которой работает клиент

Для этого в форме помощника нужно указать всю информацию о фирме ООО «Антор» и ввести информацию о менеджере отдела продаж данной фирмы «Соколов» как о контактном лице, используя возможности помощника регистрации нового партнера. В примере, приведенном на рисунке, в форму помощника были введены данные о партнере, юридическом лице, от имени которого он работает, и контактном лице, поэтому после окончания регистрации будут добавлены новые записи в справочники Партнеры, Контрагенты и Контактные лица.

После того как клиент будет зарегистрирован, в форме документа Взаимодействие, из которого создавался контакт, автоматически заполнится уточненная информация о контакте, который зарегистрирован в информационной базе по данному взаимодействию.

Регистрация информации об организации в карточке взаимодействия с клиентом